sporbarhedscertificering trin for trin  

De vigtigste trin i sporbarhedscertificering er beskrevet nedenfor. Proceduren kan variere lidt i forhold til virksomhedstype. For store virksomheder anbefaler vi ofte at starte med en præ-evaluering, som kan identificere større svagheder i organisationens sporbarhedssystem. På det grundlag kan virksomheden justere sine systemer forud for den egentlige certificeringsproces. For handelsvirksomheder der ikke fysisk ejer produkterne kan NEPCon tilbyde en forsimplet evaluering uden virksomhedsbesøg, der udelukkende fokuserer på virksomhedens dokumentation.  

1. Virksomheden kontakter NEPCon for en uforpligtende samtale eller fremsender ønske om yderligere information. På grundlag af en dialog beslutter virksomheden sig for, om den ønsker certificering samt hvilke certificeringstyper den ønsker. 

2. Virksomheden udfylder et ansøgningsskema og sender det til NEPCon. 
3. NEPCon udarbejder et tilbud på sporbarhedscertificering, som omfatter alle omkostninger i det første år eller den første 5-års periode. Når tilbudet er accepteret, kan certificeringsprocessen indledes.

4. Virksomheden forbereder sig til certificering ved at etablere et sporbarhedssystem.

5. Derefter aftales dato for sporbarheds evaluering. Evalueringen verificerer at virksomheden opfylder den relevante sporbarhedsstandard og gennemføres som regel som et virksomhedsbesøg. Evalueringen omfatter som regel følgende elementer:

• Introdukion and gennemgang af virksomheden.
• Gennemgang af virksomhedens sporbarhedsprocedurer. 
• Gennemgang af håndteringen af certificeret input og output i regnskabssystem samt lagerføringssystem.
• Interview af medarbejdere, som håndterer certificeret materiale for at sikre, at de er bekendt med certificeringskravene. 
• På grundlag af besøget vil NEPCon's auditor udarbejde et udkast til  FSC og/eller PEFC evalueringsrapport. Hvis revisoren har identificeret svagheder i virksomhedens sporbarhedssystem vil han beskrive disse som afvigelser i rapporten og udstede krav om korrigerende handlinger (Corrective Action Requests eller CARs).

I FSC-systemet klassificeres afvigelser fra certificeringskravene som større eller mindre. Større afvigelser skal imødegås af virksomheden førend der kan udstedes et certifikat. Mindre afvigelser skal rettes op indenfor en nærmere angivet tidsfrist, efter at certifikatet er udstedt. I PEFC-systemet opereres der kun med én type afvigelse, som virksomheden altid skal rette op inden certificering kan finde sted.  '

6. Når virksomheden har accepteret certificeringsrapporten og betingelserne for certificering sender vi rapporten til vores akkrediterede partnere, the Rainforest Alliance (FSC) eller BMG TRADA Certifiering AB (PEFC). Den akkrediterede partner gennemgår NEPCon's rapport og tager på baggrund heraf den endelige beslutning om certificering. 

7. På grundlag af en positiv evaluering udstedes der et certifikat.

Virksomheder under FSC certificering vil modtage en certificerings-kontrakt fra The Rainforest Allliance. Når virksomheden har returneret den underskrevne kontrakt vil den modtage selve certifikatet sammen med den endelige certificeringsrapport, kopi af kontrakten og FSC's Brand Pack CD med grafisk materiale til anvendelse af FSC's logo.  

Virksomheder under PEFC certification vil modtage et PEFC certifikat fra BMG TRADA Certifiering AB sammen med et dokument, som beskriver betingelserne for at bevare certifikatet.