CERTYFIKACJA KONTROLI POCHODZENIA PRODUKTU - KROK PO KROKU

Poniżej przedstawiamy główne etapy procesu certyfikacji kontroli pochodzenia produktu. Procedura ta może różnić się w zależności od rodzaju prowadzonej działalności.

AUDIT WSTĘPNY
W przypadku skomplikowanych procesów produkcyjnych lub operacyjnych związanych z przepływem surowców lub wyrobów proponujemy Państwu przeprowadzenie auditu wstępnego. Audit wstępny pomoże zidentyfikować słabe strony systemu kontroli pochodzenia produktu i ocenić czy wprowadzony system spełnia stawiane mu wymagania w stopniu niezbędnym do pomyślnego zakończenia auditu certyfikacyjnego.

SPOTKANIE INFORMACYJNE

Istnieje także możliwość przeprowadzenia spotkania informacyjnego z naszym przedstawicielem podczas którego zostaną zaprezentowane zasady certyfikacji FSC, zostaną omówione wymagania standardów stawiane poszczególnym elementom systemu kontroli pochodzenia produktu oraz zasady etykietowania wyrobów, zastosowania logo FSC, itd.

W przypadku brokerów i firm handlowych, którzy ”fizycznie” nie przechowują wyrobów audit certyfikacyjny może zostać przeprowadzony na podstawie przeglądu dokumentacji, bez konieczności wizyty w firmie.

ETAPY PROCESU CERTYFIKACJI:

1. Nawiązany zostaje pierwszy kontakt pomiędzy firmą a NEPCon.
2. Firma wypełnia formularz zgłoszeniowy, który jest dostępny na stronie internetowej http://www.nepcon.pl/ lub na życzenie jest przesyłany do firmy. Następnie firma przesyła do NEPCon wypełniony formularz pocztą elektroniczną, faksem lub pocztą tradycyjną.
3. NEPCon wycenia koszty osobowe, administracyjne, koszty dojazdu do firmy i inne koszty; przygotowuje ofertę, która obejmuje wszystkie koszty certyfikacji jakie firma ponosi w pierwszym roku okresu ważności certyfikatu oraz przewidywane koszty w pięcioletnim okresie ważności certyfikatu, następnie przesyła firmie ofertę wraz z umową na przeprowadzenie auditu certyfikacyjnego.
   
   
4. Jeśli firma akceptuje warunki finansowe, podpisywana jest przez obie strony umowa na przeprowadzenie auditu certyfikacyjnego.
5. Firma przygotowuje się do auditu certyfikacyjnego - wdraża system kontroli pochodzenia produktu.
   
    
6. Jeśli firma wdrożyła zasady systemu kontroli pochodzenia produktu i jest przygotowana do certyfikacji ustalana jest data auditu certyfikacyjnego.
7. Audit składa się zazwyczaj z następujących części, podczas których sprawdza się czy firma spełnia wymagania standardów certyfikacji: 
            
   - Spotkanie otwierające, zwiedzanie firmy;
   - Zapoznanie się z procedurami kontroli pochodzenia produktu we wszystkich jednostkach;
   - Zapoznanie się z metodami postępowania z surowcem i gotowymi wyrobami certyfikowanymi w systemie księgowym i inwentaryzacyjnym;
   - Rozmowy z pracownikami odpowiedzialnymi za przepływ surowców i produktów certyfikowanych w celu sprawdzenia znajomości odpowiednich wymagań.
   
   
8. Na podstawie spostrzeżeń z wizyty w firmie auditor przygotowuje wstępny raport z auditu. Jeżeli zauważył niedociągnięcia systemu kontroli pochodzenia produktu wykazuje w raporcie niezgodności i na ich podstawie wydaje polecenia zasadnicze lub polecenia działań korygujących. 
   
   W systemie FSC wyróżnia się dwa rodzaje niezgodności – małe i duże. Duże niezgodności skutkujące wydaniem poleceń zasadniczych muszą zostać usunięte przed wydaniem certyfikatu, natomiast małe niezgodności skutkujące wydaniem drugorzędnych poleceń działań korygujących powinny zostać usunięte po otrzymaniu certyfikatu w określonym w raporcie terminie. W systemie PEFC wyróżnia się jeden rodzaj niezgodności, wszystkie niezgodności muszą zostać usunięte przed przyznaniem certyfikatu.
   
   
9. Jeśli firma akceptuje raport i zawarte w nim polecenia, raport zostaje wysłany do recenzenta, w celu ostatecznej akceptacji. Recenzent ocenia raport i podejmuje decyzję certyfikacyjną.
10. Jeśli decyzja jest pozytywna, firma zostaje zatwierdzona do certyfikacji.

W przypadku certyfikacji FSC, Rainforest Alliance (RA) sporządza umowę certyfikacyjną, która zostaje przesłana do firmy do podpisu. Jeśli Rainforest Alliance otrzyma podpisaną przez firmę umowę, zostaje wydany numer certyfikatu, firma otrzymuje certyfikat oraz podpisaną przez RA umowę wraz z raportem z auditu certyfikacyjnego oraz dostępem on-line do etykiet FSC jak również znak certyfikacyjny RA.

W przypadku certyfikacji PEFC, NEPCon sporządza umowę certyfikacyjną, która zostaje przesłana do firmy do podpisu. Jeśli NEPCon otrzyma podpisaną przez firmę umowę, zostaje wydany numer certyfikatu, firma otrzymuje certyfikat oraz podpisaną przez NEPCon umowę wraz z raportem z auditu certyfikacyjnego. Firma we własnym zakresie występuje do PEFC o uzyskanie płatnej licencji na stosowanie logo PEFC, jeżeli chce stosować znaki towarowe PEFC.