POLITYKA UNIKANIA KONFLIKTU INTERESÓW STOSOWANA PRZEZ NEPCON

CEL I ZAKRES
Celem niniejszego dokumentu jest opis ustaleń dla zapewnienia przejrzystości i niezależności wszelkich działań NEPConu, aby pracownicy NEPConu mogli uniknąć sytuacji potencjalnego zaistnienia lub wrażenia zaistnienia konfliktu interesów.

DEFINICJA KONFLIKTU INTERESÓW
Konflikt interesów (CoI) oznacza jakąkolwiek działalność zewnętrzną, zobowiązanie lub interes, który może niekorzystnie wpływać na zobowiązania jednostki lub instytucji, kompromitować je lub nie dać się z nimi pogodzić.
Konflikt interesów może być również definiowany jako każda sytuacja, w której jednostka lub przedsiębiorstwo potencjalnie jest w stanie wykorzystywać swoje możliwości zawodowe lub oficjalne stanowisko dla odniesienia korzyści osobistych lub korporacyjnych.

POSTANOWIENIA OGÓLNE
Bezstronność i niezależność NEPConu są zapewnione na poziomie organizacji i jednostki.

Na poziomie organizacji bezstronność i niezależność jest gwarantowana przez zarząd NEPConu. Struktura ta umożliwia wszystkim zainteresowanym stronom uczestnictwo w działalności NEPConu. Jednym z zadań zarządu jest dokonywanie przeglądu działalności NEPConu pod kątem zachowania pełnej niezależności. Zarząd NEPConu zbiera się kilka razy w roku na posiedzeniach zarządu oraz przynajmniej raz w roku na walnym zgromadzeniu zwoływanym z czterotygodniowym wyprzedzeniem. Członkowie zarządu wybierani są bezpośrednio i osobiście przez członków NEPConu i nie odnoszą korzyści osobistych z tytułu działalności lub zysku organizacji. Reprezentują oni grupę niezależnych ekspertów w swoich dziedzinach administracji biznesowej oraz leśnictwa w sektorze prywatnym i państwowym.

Na poziomie jednostki niezależność i bezstronność gwarantowane są przez zobowiązania wynikające z umowy oraz zobowiązania indywidualne wszystkich pracowników NEPConu (pracowników etatowych i konsultantów) do ujawnienia na piśmie wszelkich możliwych i zaistniałych konfliktów interesu w momencie, gdy konflikt lub możliwość jego wystąpienia stają się widoczne. Kadra menadżerska zapewnia, by żadne z działań NEPConu nie wpływało na poufność, obiektywizm i bezstronność wykonywanych usług audytowych.

Przy wyborze zespołu audytowego do poszczególnych zadań, menadżer zadania upewnia się, czy żaden członek zespołu nie ma własnego interesu, który mógłby skłaniać go do działania odbiegającego od bezstronności i równego traktowania. Członkowie zespołu audytowego są zobowiązani do poinformowania, przed kontrolą, o wszelkich istniejących, byłych lub przewidywanych związkach między nimi a kontrolowanymi organizacjami.

W celu uniknięcia konfliktu interesów, organizacji podlegającej audytowi nie udziela się konsultacji związanych z certyfikacją. Konsultacja dotycząca certyfikacji jest traktowana jako aktywny i kreatywny udział w doradztwie mającym na celu rozwijanie i wdrażanie systemów zarządzania (system zarządzania obszarami leśnymi, system CoC) w firmie lub instytucji będącej podmiotem ostatecznej certyfikacji.

Mając na uwadze ponad 10-letnie doświadczenie NEPConu w pracy na rzecz ochrony przyrody, zrównoważonego rozwoju i relacji między Przyrodą, Ekologią a Ludźmi – z misją promowania takiego zarządzania oraz użycia przyrody i zasobów leśnych, aby stanowiły źródła odnawialne, we współpracy z miejscowymi udziałowcami, w tym osobami prywatnymi, firmami, organizacjami pozarządowymi, a także rządowymi – następujące działania nie są traktowane jako konsultacje związane z certyfikacją:

Planowanie i organizacja spotkań informacyjnych, warsztatów, kursów i konferencji dotyczących każdego aspektu certyfikacji FSC, zarządzania przyrodą i innymi zasobami, a także innych spraw w zakresie działania NEPConu;
Organizacja i udział w roli wykładowcy w wyżej wymienionych wydarzeniach z prezentacjami ograniczającymi się do podawania ogólnych informacji oraz doradztwa dostępnego powszechnie jako własność publiczna, a nie będącymi doradztwem dla konkretnej firmy;
Udostępnianie lub publikowanie na życzenie informacji na tej podstawie w celu interpretacji wymagań standardów oceny;
- prowadzenie działalności poprzedzającej audyt, mającej na celu wyłącznie określenie gotowości do oceny, która nie skutkuje udzieleniem rekomendacji czy doradztwem;
Dodawanie wartości w trakcie szacunków i wizyt inspekcyjnych, np. przez rozpoznawanie szans na udoskonalenia w momencie, gdy te stają się widoczne, w trakcie audytu bez polecenia konkretnych rozwiązań;
Ubieganie się o i prowadzenie projektów związanych z jakimikolwiek kwestiami pozostającymi w zasięgu działalności NEPConu, które ograniczają się do zadań nie mających bezpośredniego związku z organizacją, w której przeprowadzany jest lub ma być przeprowadzony audyt;
Wszelka inna działalność nie będąca uczestnictwem w aktywnym, kreatywnym sposobie udzielania konkretnych rad firmie lub instytucji będącej podmiotem ostatecznej certyfikacji.
Wymienione wyżej działania mogą być wdrażane jako projekty finansowane przez klientów. NEPCon może być zaangażowany jako strona konsorcjum i mieć zadanie wdrożenia działań będących częścią takich projektów. W takich wypadkach projekty i konkretny zakres odpowiedzialności NEPConu będą jasno opisane i upublicznione na oficjalnej stronie internetowej NEPConu. Ma to na celu propagowanie polityki przejrzystości i umożliwiać zainteresowanym stronom ocenę właściwej implementacji polityki NEPConu w kwestii konfliktu interesów.

Peter Feilberg
Chief Executive Officer

Tartu, 16 września 2005 r.